Panduan Mudah Rekod Kehadiran Pelanggan menggunakan QR code dan Google Form

15/05/2020

Ekonomi Malaysia telah mula dibuka semula pada awal bulan Mei 2020. Hampir keseruluhan sektor ekonomi telah dibuka.

Pihak berkuasa Malaysia telah mengeluarkan Standard Operation Procedure (SOP) pembukaan Semula Sektor ekonomi bagi memastikan kawalan penyebaran virus Covid-19 tetap dilaksanakan.

Antara SOP berkenaan adalah keperluan untuk merekod kehadiran pelanggan yang masuk ke dalam premis perniagaan. Tujuan perekodan ini adalah bagi memudahkan pihak frontliner membuat pengesanan kontak dengan mudah. 

Maklumat pelanggan yang perlu diambil adalah Nama dan No Telefon. Rujuk berita Malaysiakini. Sebelum ini, dalam SOP pembukaan semula ekonomi, pihak berkuasa menetapkan bahawa peniaga perlu mendapatkan maklumat pelanggan seperti nama penuh, nombor kad pengenalan, nombor telefon, serta suhu badan pekerja dan pelanggan, setiap hari. Namun disebabkan banyak rungutan dan kebimbangan rakyat berkenaan maklumat yang terlalu peribadi akan terdedah, kerajaan menyatakan Nama dan No telefon pelanggan sudah memadai.

Ramai peniaga yang pasti teruja untuk membuka semula perniagaan mereka. Mereka telah kehilangan pendapatan hampir 2 bulan semenjak PKP dilaksanakan pada awal pertengahan bulan Mei 2020. Mereka diminta untuk mematuhi SOP yang telah ditetapkan.

Jika anda adalah seorang peniaga dan telah membuka perniagaan, merekod pelanggan yang datang ke premis adalah wajib. selain perekodan, pemeriksaan suhu setiap pelanggan juga adalah perlu. Ada masih merekod kehadiran pelanggan secara manual iatu merekodkan dalam buku?.

Kami di sini akan tunjukkan kepada anda cara-cara merekod kehadiran pelanggan dengan mudah dan senang menggunakan QR code dan Google Form.

Apakah QR code?

Apakah QR code atau Kod QR ni? QR adalah singkatan untuk Quick Response atau pun 'respon/maklumbalas yang pantas'. Kalau kita selalu melihat Barcode yang biasa dipaparkan di produk-produk tertentu, Kod QR adalah seperti gambar dibawah ini.

Anda pasti pernah melihat QR seperti gambar di atas kan? Penggunaan kod QR di Malaysia semakin meluas. Contohnya jika anda ingin check in penerbangan Airasia, anda akan dikehendaki untuk scan QR code.

Dengan menggunakan aplikasi tertentu di telefon bimbit anda, anda dapat mengimbas kod QR tersebut dan mendapat respon tertentu. Untuk gambar dibawah ini. Malah pada masa kini, aplikasi kamera pada telefon sudah dapat mengesan QR code dengan mudah. Ini kerana mereka akan menjangkakan penggunaan QR code akan lebih meluas pada masa akan datang. Anda sudah tidak perlu memasang aplikasi pengimbas kod QR berkenaan.

Apakah Google Form ?

Adakah anda biasa menggunakan google Form? Jika ya, anda boleh skip bahagian ini. Bagi yang belum tahu, Google form adalah salah satu aplikasi yang disediakan oleh google. Aplikasi ini boleh digunakan untuk membuat soal selidik, membuat borang bagi mendapatkan maklumat peserta ataupun borang permohonan. 

Aplikasi ini mudah digunakan dan diberikan secara percuma. Jika anda telah berdaftar dengan google iatu mempunyai alamat email seperti sample@gmail.com, anda boleh akses aplikasi google form. Terdapat aplikasi lain yang google sediakan untuk kegunaan anda. 

LANGKAH PERTAMA REKOD KEHADIRAN : CREATE GOOGLE FORM

Kita kembali semula dalam tujuan utama kita dalam membentuk aplikasi atau cara merekod pelanggan yang datang ke kedai dengan cara yang mudah. langkah pertama adalah kita create google form. Jika anda sudah mempunyai akaun google, Anda hanya perlu login akaun anda terlebih dahulu. Jika anda belum ada akaun google, anda boleh create akaun google dengan mengikut panduan di sini: Bagaimana bina google akaun.


Step pertama : Login Akaun google dan Tekan ikon Docs

Step Kedua : Tekan Main Menu dan pilih Form

Step ketiga : Anda akan dibawa ke papan pemuka baru untuk google form. Tekan create New Form.

Seterusnya anda akan bentuk borang anda dan membuat soalan yang diperlukan untuk mendapatkan maklumat iatu Nama dan No Telefon.

Kita sudah selesai membina soalan yang diperlukan untuk mendapatkan maklumat pelanggan seperti nama dan No telefon. Anda juga boleh buat soalan-soalan lain jika anda perlukannya. Jika anda ingin template google form anda lebih menarik, anda boleh klik ikon seperti lukisan (customize Theme) di atas dashboard google form anda. Anda boleh meletakkan gambar header, Warna Tema, Warna Background dan Jenis Tulisan.

Langkah seterusnya ialah dapatkan link atau pautan untuk google form anda agar anda boleh mengongsikan pautan ini kepada pelanggan anda. Cara perkongsian link ini, kita akan gunakan kod QR kerana ia adalah lebih mudah kerana pelanggan hanya perlu scan kod QR berkenaan dan mereka akan terus dibawa ke google form anda.

Untuk mendapatkan link google form anda, anda klik butang "send" pada dashboard google form dan ikut step berikut untuk salin pautan anda.

Cara dan langkah Create Kod QR

Setelah kita selesai membina google form, kita beralih kepada cara membina Kod QR secara percuma. Anda pergi laman web penyedia Kod QR secara percuma : The QR Code Generator


Selepas klik "save" akan keluar pop up dan anda pilih format file '.png" dan tekan "save". Gambar Kod QR akan dimuat turun. Buka gambar berkenaan dan anda boleh letakkan dalam microsoft word jika anda ingin membuat penambahan maklumat.

LANGKAH TERAKHIR

Anda boleh cetak Kod QR dan letakkan di luar kedai anda. Pastikan pelanggan anda scan dan mengisi borang maklumat berkenaan.

Contoh QR code
Contoh QR code

Selepas pelanggan scan Kod QR berkenaan, mereka akan masuk ke dalam google form yang anda telah sediakan dan mereka akan mengisi maklumat yang diperlukan. Ia akan kelihatan seperti ini.

Bagaimana untuk dapatkan semua list nama yang telah mengisi borang berkenaan? 

Satu soalan yang baik. Maklumat kehadiran pelanggan ini harus disimpan dengan baik. Jika ada kes jangkitan COVID-19 yang melibatkan pelanggan anda. Jabatan Kesihatan mungkin akan meminta rekod berkenaan. Anda boleh melihat rekod semua pelanggan yang telah mengisi borang anda.

Anda kembali ke google form anda, dan anda akan melihat bilangan respons yang menunjukkan jumlah orang yang telah mengisi dan menghantar borang berkenaan. 

1. Klik responses

2. Klik Ikon Spreadsheet

3. Pop up "Select response destination" akan keluar, klik "Create"

4. Anda akan melihat rekod seperti dalam Spreadsheet berkenaan


Selesai! Mudah sahaja kan. Google form boleh digunakan untuk pelbagai faedah khususnya jika anda ingin membentuk soalan dan mendapatkan maklumat. Kod QR pula digunakan sebagai medium yang menarik bagi membolehkan pengguna mendapatkan pautan atau pelbagai jenis dokumen dan maklumat tanpa menaip 'Url" yang panjang dan susah diingat.

Diharapkan dengan perkongsian ini, anda mendapat manfaat dan perniagaan anda beroperasi dengan lancar. Pastikan SOP operasi perniagaan dipatuhi dan anda memantau setiap pelanggan anda dan memastikan mereka mengamalkan amalan kebersihan yang betul iatu pemakaian pelitup mulut dan hidung, penjagaan jarak dan kebersihan diri.

Jika anda ada pertanyaan lanjut atau memerlukan pertolongan dalam proses ini, kami sedia membantu. Hubungi kami dengan tekan "chat with us" dan kami bersedia untuk anda.

Update terkini : Premis Perniagaan diwajibkan untuk menggunakan MySejahtera Check-In. kami sediakan panduan mudah.


Pada hari ini, negara digemparkan dengan ura-ura pengisytiharaan darurat di Malaysia. Pada hari ini, Tan sri Muhyiddin Yassin telah mengadakan perjumpaan dengan YDPA. Terdahulu, Muhyiddin bersama menteri Kabinet bermesyuarat selama tiga jam di Bangunan Perdana Putra pagi tadi.

Menteri Kanan (Keselamatan) Datuk Seri Ismail Sabri Yaakob telah berkata dalam sidang media 20 oktober 2020, bahawa Pekerja sektor awam dan swasta diarah untuk bekerja dari rumah bermula khamis ini (22 Oktober 2020). Keputusan ini disebabkan peningkatan kes jangkitan COVID-19 membabitkan pekerja di pejabat.

Malaysia telah dilanda wabak Covid-19 gelombang kedua dan kelihatannya lebih teruk daripada sebelumnya. Lantaran itu, bagi membantu meringankan beban rakyat Malaysia khususnya golongan B40, kerajaan telah melancarkan rangsangan ekonomi Bantuan Prihatin Nasional siri 2.0 atau BPN 2.0. Perkara ini telah diumumkan oleh Perdana Menteri Malaysia, Tan...

Wabak Covid-19 telah memberikan kesan yang buruk kepada perniagaan di seluruh dunia. Peniaga khususnya para peniaga kecil mempunyai kesukaran untuk mengekalkan perniagaan mereka. Insentif kerajaan Malaysia seperti Geran Khas Prihatin tidak dapat menampung semua peniaga kecil. Oleh yang demikian, para peniaga kecil terpaksa mencari alternatif lain.